Правильная постановка цели является одним из важнейших условий успеха любой деятельности, в том числе и работы по подбору персонала. Сегодня мы рассмотрим четыре важных момента этого процесса.

I. Заявка на подбор персонала. Всегда ли она нужна?

Сначала уточним, что имеется в виду под заявкой на подбор персонала. Допустим, директор компании говорит менеджеру по персоналу: «Григорий! Нам нужно подобрать нового заместителя к главбуху. Хорошо бы на следующей неделе посмотреть двух-трех кандидатов». Можно ли считать, что кадровой службой компании получена заявка на подбор персонала? Вообще говоря, да. Лицо, имеющее право давать заявку, сообщило о потребности в подборе, указало конкретную должность, сообщило причины поиска и даже установило конкретные сроки. Но если на практике всю работу по подбору персонала вести на основе устных заявок такого рода, то возрастает вероятность ошибок. Опыт успешных компаний говорит, что предпочтительна письменная заявка.

Поэтому в дальнейшем заявкой на подбор персонала будем называть документ, являющийся конкретизированным заданием на подбор персонала для компании.

Как правило, письменная заявка нужна. Тем более, если планируется воспользоваться услугами агентства по подбору персонала.

Но есть случаи, когда подбор можно осуществлять без формальной письменной заявки:

1. Осуществляется подбор на должность, достаточно простую и хорошо знакомую кадровой службе. Например, увольняется очередной курьер или водитель. Необходимость подбора не вызывает сомнений.
2. Вопрос подбора решается путем выдвижения на рассматриваемую должность сотрудника, хорошо знающего эту работу и хорошо знакомого кадровой службе и руководству. Например, на должность главного бухгалтера переводится его заместитель.
3. Должность настолько сложна, что формальная письменная заявка даст слишком мало информации для реального поиска, а сам поиск будет проводиться без обращения в рекрутинговые агентства. Например, генеральный директор поручает подобрать замену одному из своих замов. В этом случае достаточно обстоятельного конфиденциального разговор с генеральным директором.

II. Планирование подбора персонала

В идеале структура компании должна быть четко прорисована и описана. В этой структуре должны быть отражены должности всех работников, а для каждой должности -иметься письменная должностная инструкция. Точно так же, как при проектировании образца техники должен быть точный чертеж для каждой из деталей. Так, например, это условие является обязательным для компаний, система управления которыми проходит сертификацию по международным стандартам ISO-9000.

Если в компании предполагается создание новых подразделений или расширение имеющихся, то в соответствии с этими планами должны быть определены и описаны все новые должности, а также установлены сроки их замещения (сроки найма). При хорошо организованной работе с кадрами во многих случаях также заблаговременно планируются сроки замены имеющихся сотрудников: например, в связи с предстоящим уходом на пенсию, заменой по результатам аттестации и другими причинами.

В ряде случаев можно прогнозировать ожидаемую текучесть персонала. Например, в крупных компаниях розничной торговли существует довольно стабильная естественная текучесть рядовых работников. С учетом этого в планы подбора персонала можно включать работу по поиску кандидатов для предполагаемой замены.

С учетом изложенных факторов служба управления персоналом может планировать потребность в подборе работников. Очевидно, что всего при этом не предусмотришь. Но если есть грамотно составленный план (на год, на квартал, на месяц), экстренные ситуации, когда необходим срочный подбор, являются скорее исключением, чем правилом. И работа кадровой службы компании не превращается в сплошное «затыкание дыр».

Планирование - один из признаков высокой культуры менеджмента в компании. Работая в рекрутинговом агентстве и обсуждая с компаниями заказы на подбор персонала, я всегда спрашиваю, когда требуемый работник должен приступить к работе. И нередко получаю ответ: «Вчера!» Интересно, что в российских компаниях такое встречается гораздо чаще, чем в западных. Наличие плана подбора персонала является необходимым условием для бюджетирования деятельности кадровой службы. Мой коллега, весьма известный специалист по управлению персоналом Игорь Журавлев как-то сказал: «Если бы для оценки менеджера по персоналу мне было дозволено задать ему только один вопрос, я бы спросил о бюджете возглавляемой им кадровой службы». Действительно, отсутствие такого бюджета или, напротив, его наличие, объем и структура являются важными характеристиками постановки работы с кадрами в компании.

Как быть, если система менеджмента в вашей компании еще далека от стандартов ISO-9000? Все равно составляйте план подбора персонала. Лучше иметь ориентировочный план, чем никакого.

III. Всегда ли нужно искать работника на стороне?

Далеко не всегда. Более того, опыт многих успешных компаний, зарубежных и российских, говорит о том, что в первую очередь нужно рассмотреть внутренние ресурсы. Возможные выгоды:

1. В случае, если подходящий кандидат есть внутри компании, сокращаются затраты сил, средств и времени на его подбор. Если на должность назначается сотрудник, уже неплохо знающий работу, то уменьшается вероятность ошибок и время адаптации сотрудника на новой должности.
2. Первоочередное рассмотрение собственных сотрудников в качестве кандидатов на открывающиеся вакансии является положительным моментом для мотивации сотрудников и создания хорошего корпоративного климата. Практика открытых внутрикорпоративных конкурсов является обычной, например, в компании «Марс», которая известна своим эффективным подходом к «выращиванию» кадров.
3. Если на образовавшуюся вакансию назначается сотрудник компании в порядке выдвижения, т.е. с более низкой должности, то придется искать ему замену. Но подбор на более низкую должность, как правило, связан с меньшими затратами.

Однако, если подбор внутри компании не представляется возможным, то придется искать сотрудников на стороне. В этом случае целесообразно проработать письменную заявку, о чем уже говорилось выше.

IV. Должностная инструкция

Наличие реальных должностных инструкций облегчает работу по подбору персонала. Составной частью любой правильно составленной должностной инструкции является описание должностных обязанностей, т.е. задач, которые должен решать работник.

Эта информация является ключевой при оценке и отборе кандидатов, независимо от того, кто этим будет заниматься, только кадровая служба компании или рекрутинговое агентство.

Меня часто спрашивают, как менеджер по персоналу из компании или рекрутер из кадрового агентства, не являющийся, например, бухгалтером по образованию и опыту работы, может оценивать профессионализм бухгалтеров. Как ни странно, может - причем неплохо. Если он хорошо представляет себе функции и задачи искомого работника, то задаются вопросы о том, где, когда, в каких условиях, в каком объеме и с какими результатами кандидат делал то, что требуется делать на рассматриваемой должности. Тот, кто хорошо разбирается в людях и проявляет необходимую дотошность, сможет отличить опытного профессионала от того, кто только пытается выглядеть таковым, – и сделает это по конкретным критериям.

Разработка должностных инструкций – дело кадровой службы компании. Хорошим подспорьем для этой работы является книга «Кадры предприятия. 300 образцов должностных инструкций: Практическое пособие/ Авторы-составители Д.Л. Щур, Л.В. Труханович. – М.: Издательство «Дело и сервис», 2000. – 880 с.» По вопросам приобретения этой книги или соответствующего CD с должностными инструкциями и рядом дополнительных нормативных материалов можно обращаться:

· для получения по почте по безналичному расчету - по тел. (095) 161-70-91, 148-95-62;

· для приобретения за наличный расчет - в московский магазин «Сигма» тел. 168-63-46, 168-39-63

Приводимые в указанной книге инструкции имеют следующую типовую структуру:

1. Идентификационные и утверждающие реквизиты (название должности, предприятие, дата, код, сведения об утверждении).
2. Общие положения (место в структуре, требования по образованию и опыту работы, требуемые знания, порядок назначения и замещения).
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Дополнительная информация (кто разработал инструкцию, с кем согласована, информация об ознакомлении работника с инструкцией).

Не думаю, что готовые типовые должностные инструкции можно применять без привязки к конкретным компаниям, структурным подразделениям, задачам и условиям работы. Но проще осуществить привязку и уточнение типовых инструкций, чем разрабатывать должностные инструкции «с нуля». Наличие должностных инструкций значительно облегчает подготовку заявок на подбор персонала. Содержание и роль таких заявок, порядок их разработки и использования мы подробно рассмотрим в следующий раз.

Валерий Поляков
президент Кадрового объединения "Метрополис"
www.metropolis.ru