Справочник работника

Мы начинаем новый цикл, статей посвященный технике написания основополагающего документа системы управления персоналом «Справочник работника». В определенной мере этот документ можно рассматривать как свод кадровых политик и процедур предназначенных для конкретного работника фирмы. В настоящей статье мы рассмотрим подробно оглавление данного документа, т.е. его структуру, а также три небольших вопроса сопутствующих внедрению данного документа в любой организации, а именно: вводное приветствие первого руководителя, комментарии по использованию справочника и процедуру ознакомления работника с данным документом. Статья построена в форме шаблона документа пригодного для использования. Читателю останется только адаптировать шаблон к особенностям своей организации. Мы также старались учитывать особенности трудового законодательства стран наших читателей и исключили из рассмотрения чисто «американские» разделы документа. В последующих статьях цикла мы приведем подробные шаблоны разделов, которые в настоящей статье поименованы в структуре оглавления. У данного цикла статей будет продолжение. Помимо Справочника работника многие компании разрабатывают Справочник руководителя, т.е. свод политик и процедур по управлению персоналом с позиций руководителя. Мы также опубликуем его в том же формате на страницах нашего журнала.

В заключение о происхождении материала. В США любят издавать документы шаблоны, особенно в электронной форме. Одна из фирм в Далласе Synergy International обратилась к нам с просьбой подготовить шаблоны рассматриваемого справочника работника для издания в электронном виде. Мы подготовили данный шаблон на основе нашего опыта составления подобных документов в процессе выполнения консультационных заданий. Мы не претендуем на истину в последней инстанции, но считаем данный материал ориентиром для разработки внутрифирменного документа для Вашей организации. А теперь к делу.

Рекомендуемая структура оглавления справочника работника

1. Общий обзор компании

1.1. О нашей компании

1.1.1. История создания и развития компании

1.1.2. Концепция деятельности нашей компании

1.2. Организационная структура компании

1.3. Что Вы можете ожидать от нашей компании

1.4. Что компания ожидает от Вас

1.5. Политика открытых дверей и открытой коммуникации в компании

1.6. Внесение предложений

2. Отбор и найм персонала. Занятость в компании.

2.1. Равные возможности найма.

2.2. Политика в области трудовых споров

2.3. Конфиденциальность информации

2.4. Отношения с клиентами

2.5. Политика в области фактов притеснений на рабочем месте

2.5.1. Что такое притеснения

2.5.2. Ответственность за притеснения

2.5.3. Информирование о притеснениях

2.5.4. Сексуальные притеснения на рабочем месте

2.6. Как Вы были отобраны для работы в нашей организации

2.6.1. Проверка работников и взятие рекомендаций

2.6.2. Проверка судимостей и правонарушений

2.6.3. Проверка водительских удостоверений

2.6.4. Проверка состояния здоровья

2.7. Стандарты поведения на работе

2.7.1. Неприемлемые действия

2.7.2. Дисциплинарные меры

2.8. Испытательный срок

2.9. Годовщины работы в организации

2.10. Ориентация на рабочем месте и введение в должность новых работников

2.11. Расписание работы

2.11.1. Рабочее время

2.11.2. Посещаемость

2.11.3. Отсутствие на работе или опоздания

2.11.4. Перерывы на обед и использование технических перерывов

2.11.5. Использование комнат для приема пищи

2.11.6. Действия работников в связи с непогодными условиями и чрезвычайным положением

2.12. Классификация персонала

2.12.1. Постоянные работники

2.12.2. Временные работники и совместители

2.12.3. Работники с полной и неполной рабочей неделей (днем)

2.12.4. Работники на окладах и часовых тарифных ставках

2.13. Кадровые записи

2.13.1. Ваш личный файл

2.13.2. Ваши медицинские записи

3. Система оплаты труда. Гарантии и компенсации.

3.1. Политика в области окладов и часовых тарифных ставок

3.1.1. Философия компании в области оплаты труда

3.1.2. Основные принципы определения системы компенсации работников

3.1.3. Периоды оплаты

3.1.4. Цикл оплаты

3.1.5. Выдача заработной платы

3.1.6. Оплата труда в случае работы по вызову

3.1.7. Процедура расчета заработной платы

3.1.8. Обязательные вычеты

3.1.9. Прямой депозит на счет в банке

3.1.10. Выплаты авансом

3.1.11. Ошибки в начислении заработной платы

3.1.12. Оплата переработки

3.1.13. Оплата работы в дни внутрифирменных праздников

3.1.14. Оплата случаев отсутствия на работе

3.1.15. Оплата за работу в ночное время

3.1.16. Доплаты к часовым ставкам

3.2. Оценка трудовой деятельности и пересмотр уровней оплаты труда

3.2.1. Оценка трудовой деятельности

3.2.2. Пересмотр уровней оплаты труда

3.3. Прочие системы стимулирования работы

3.3.1. Программа рекомендации работников

3.3.2. Продвижение и перемещение работников

3.4. Компенсации

3.4.1. Когда Вы имеете право на компенсации

3.4.2. Страхование

3.4.2.1 Коллективное страхование

3.4.2.2 Медицинское страхование

3.4.2.3 Страхование по инвалидности

3.4.2.4 Страхование жизни и от несчастного случая

3.4.2.5 Программы помощи работникам

3.5. Компенсации обязательные по закону

3.5.1. Пособие по безработице

3.6. Система участия в прибылях

3.7. Отчисления к пенсии

3.8. Прочие компенсации

3.8.1. Членство в кредитном союзе

3.8.2. Помощь в образовании

3.8.3. Скидки в приобретении продуктов и услуг компании

4. Отсутствие на работе и его оплата

4.1. Оплачиваемое отсутствие на работе

4.1.1. Праздники

4.1.2. Отпуска

4.1.3. Оплата больничных

4.1.4. Отсутствие по семейным обстоятельствам

4.1.5. Отпуска по беременности и родам

4.1.6. Отсутствие в связи с исполнением государственных обязанностей

4.1.7. Прочие причины отсутствия

4.2. Неоплачиваемое отсутствие на работе

4.2.1. Отсутствие по семейным обстоятельствам и в связи с состоянием здоровья

5. Техника безопасности

5.1. Общие принципы

5.2. Информирование по вопросам техники безопасности

5.3. Вход на территорию компании

5.4. Проверка работников

5.5. Парковка транспорта

5.6. Правила безопасности

5.6.1. Безопасный труд

5.6.2. Подъем тяжестей

5.6.3. Обработка материалов

5.6.4. Обращение с мусором

5.6.5. Уборка помещения

5.6.6. Предотвращение падений

5.6.7. Использование инструментов

5.6.8. Рабочие зоны

5.6.9. Использование лестниц

5.6.10. Ограничители оборудования

5.6.11. Личные средства защиты

5.6.12. Угроза электрических шоков

5.6.13. Огнетушители

5.6.14. Составление отчета о травмах

5.6.15. Как задавать вопросы

5.6.16. Оружие на территории организации

5.7. Что делать в случае пожара

5.8. Случаи немедленной эвакуации

5.9. Поддержание чистоты на рабочем месте

5.10. Безопасность в Вашем офисе

5.11. Забота о собственности компании и оборудовании

5.12. Области с ограниченным доступом

5.13. Безопасное использование машин и механизмов

5.14. Служба безопасности

5.15. Курение

6. Прекращение трудового договора

6.1. Процедура увольнения

6.2. Собеседование при увольнении

6.3. Возвращение собственности компании

6.4. Уволившиеся работники

6.5. Запросы на предоставление информации после увольнения

7. Политика на рабочем месте

7.1. Техника общения и коммуникации

7.2. Общественные обязанности

7.3. Общие собрания и собрания внутри отдела

7.4. Несанкционированное использование программного обеспечения компании

7.5. Использование компьютеров, электронной почты и автоответчиков компании

7.6. Вклады и пожертвования

7.7. Устав одежды и внешний вид

7.8. Политика в области алкоголя и использования наркотиков на рабочем месте

7.9. Возмещение служебных расходов

7.10. Подарки

7.11. Использование собственности компании в личных целях

7.12. Животные на рабочем месте

7.13. Переработка отходов, предотвращение не целевого использования материалов и консервация

7.14. Родственники

7.15. Соглашение с продавцами продуктов и услуг

7.16. Найм супруга(супруги). Работа на конкурента

7.17. Работа из дома

7.17.1. Параметры работника

7.17.2. Параметры работы

7.17.3. Процедура разрешения

7.18. Униформа

7.19. Использование служебного транспорта

7.20. Ответственность за нарушение правил установленных данным документом

Мы рассмотрели структуру справочника работника. В начале статьи мы обещали остановиться на трех организационных моментах введения справочника в практику. Начнем с шаблона комментария по использованию справочника. Ниже приведен текст этого шаблона.

Введение

Настоящий справочник разработан с целью информирования Вас об истории компании, философии ведения бизнеса, практике найма, системе гарантий и компенсаций, которые положены Вам как нашему сотруднику.

Вам необходимо иметь в виду и помнить несколько важных положений:

- Положения справочника работника являются руководством к действию.

- Компания по своей инициативе может изменять или прекращать действие любых частей справочника в любое время в соответствии с требованиями законодательства, практикой ведения бизнеса без предварительного уведомления своих работников.

- Никто из работников фирмы за исключением Первого руководителя или его Заместителя не имеет право изменять текст справочника работника, его политик и процедур. Любое изменение должно производиться в письменной форме.

- Данный Справочник работника вводится взамен ранее изданных справочников или отдельных политик и процедур, тексты которых приведены в данном справочнике

Второй организационный аспект связан с процедурой ознакомления работника с данным документом. Ниже приведен соответствующий шаблон текста.

Подтверждение получения и ознакомления со справочником работника.

1. Каждый сотрудник компании обязан расписаться в получении копии справочника работника по окончании первого дня процедуры введения в должность. Данная роспись означает, что сотрудник будет следовать положениям данного документа. Лист с росписью сотрудника в получении справочника направляется в личное дело этого сотрудника.

2. Каждый сотрудник компании в период работы в ней будет в той или иной степени ознакомлен с конфиденциальной информацией, касающейся продуктов и услуг, маркетинговых стратегий, перечня клиентов фирмы, политики ценообразования и т.д. Необходимо понимать, что данная информация является собственностью компании и является важной для ее успеха. Ее ни при каких случаях нельзя распространять за пределы фирмы или передавать лицам, не являющимися сотрудниками данной компании. В случае увольнения из нашей организации Вы обязуетесь не использовать эту информацию на благо другой компании или индивидуума.

3. Подтверждаю что я получил копию справочника работника и обязуюсь следовать политикам и процедурам, изложенным в нем.

Представитель компании Подпись работника

Дата Дата

В заключение шаблон приветствия первого руководителя компании. Мы рекомендуем публиковать его в самом начале справочника.

Добро пожаловать в нашу организацию

Благодарю Вас за то, что решили работать в нашей компании. Мы надеемся что период работы в нашей фирме запомнится Вам только с положительной стороны. Мы с нетерпением ожидаем наступления предоставленной возможности работать вместе для построения еще более процветающей компании. Мы рассматриваем Ваше трудоустройство в нашу организацию как взаимовыгодное сотрудничество.

Вы начинаете работать в организации, имеющей репутацию производителя качественных продуктов и услуг. Это заслуга всех работников организации. Мы надеемся, что Вы внесете свой вклад в этот процесс и будете гордиться тем,что являетесь членом нашей команды.

Настоящий справочник работника отвечает на большинство вопросов о системе гарантий и компенсаций нашей организации, правилах трудового распорядка и связанных с ними политиками и процедурами. Вам необходимо ознакомиться и понять данный документ. Если что-то непонятно, не колеблясь обсудите непонятные места с Вашим руководителем или представителем службы управления персоналом.

Мои наилучшие пожелания успехов и счастливой работы.