Классификация заданий (должностных обязанностей) . Определения классов успешно применяются к работам в целом, настоятельно рекомендуется, чтобы работы классифицировались с учетом перечня всех канцелярских процедур, подлежащих выполнению, и относились или назначались в классы А-Н по каждому заданию.

Классификация первых заданий первых работ (должностей) несколькими экспертами по оценке может быть относительно длительных процессом, однако, с приобретением опыта вынесение оценок осуществляется, быстрее и более квалифицированно. Эти примерные классификации, которые применимы к большому числу общих канцелярских заданий, составляют основную часть данной работы. Их может показаться ужасно много, особенно для более мелких организаций, в которых маловероятно наличие штатного специалиста для проведения работы по оценке квалификации (ранжированию). Если это и так, то следует особо подчеркнуть, что эти примерные классификации являются лишь ориентировочными и что могут иметь место тонкие различия при оценке простейших заданий. В качестве примера может служить классификация задания «регистрация», которая может зависеть от важности подшиваемых документов. Только местное решение может регулировать решение вопросов, подобных этому.

Более важным требованием является, чтобы стандарты /эталоны/ классификации разрабатывались внутри организации. Определения классов или определения факторов и пунктов оценки в любых схемах оценки квалификации приобретают практическое значение, когда эксперт располагает напротив них задания и работы. То, что одна организация понимает под "нерегулярным использованием собственного мнения и инициативы" может иметь отличное толкование в другой организации, однако, эти вопросы меньше всего волнуют каждую из организаций, которые применяют свои собственные определения указанного понятия. Практически, тридцатилетнее использование определений, данных Институтом административного управления, позволило обеспечить большую похожесть систем, созданных в различных организациях и базирующихся на системе, предложенной Институтом.

Некоторые задания могут быть легко отнесены к их классу, в то время как другие будут быстро убеждать эксперта в том, что принятое им ранее решение об отнесении заданий к одному уровню было неправильным и что на самом деле эти задания следует классифицировать по разным уровням. Проверка счетов-фактур поставщиков перед передачей их на оплату может быть отнесена к заданию класса С там, где служащий проверяет относительно простые счета фактуры, но может быть и отнесена к заданиям более высокого класса там, где счет-фактура является сложным и носит высоко-технический характер. В случае с многими заданиями - печатание является одним из них - оценка уровней класса будет осуществляться в соответствии со сложностью задания, а также согласно способностям и опыту, необходимым для его выполнения.

Х отя удобно рассматривать задания группами в соответствии с конторскими процедурами, многие задания можно считать общими более чем для одной процедуры. Сортировка, регистрация и печатание являются заданиями, которые часто встречаются в различных работах, и эксперты смогут убедиться в том, что ссылка на ту же самую или аналогичную задачу, уже классифицированную для другой работы, будет ускорять оценку и помогать быстрее создать согласованную структуру классификации.

Классификация работы. Когда будут классифицированы все задания, составляющие какую-либо работу, можно определить класс, к которому относится сама работа. Легкость, с которой это можно сделать, зависит от числа вариантов классов для различных заданий, составляющих работу. Если все или почти все задания относятся к одному классу, то к тому же классу обычно можно отнести работу в целом. Однако, может быть и такой случай, когда большинство заданий не может быть отнесено к одному и тому же классу, их разнообразие может быть настолько велико, что работу в целом можно будет с гарантией отнести к следующему более высокому классу. Это, вероятно, может иметь место там, где для выполнения работы может потребоваться опыт из нескольких совершенно различных областей.

Ж елательно, насколько это возможно, чтобы работы состояли из заданий, отнесенных к одному и тому же классу, поскольку таланты персонала, способного выполнять задания более высокого класса, растрачиваются впустую, если работники затрачивают значительную часть времени на выполнение более простых заданий, относящихся к уровням более низкого класса. Однако, этого не всегда легко можно достичь и на практике работы нередко состоят из заданий, отнесенным к различным классам. Существуют различные причины этого, наиболее веской из которых является то, что многие конторские процедуры состоят из ряда заданий различных классов, связанных между собой в естественной последовательности, которая наиболее эффективно выполняется одним лицом. Это можно просто проиллюстрировать в процедуре распечатывания почтовой корреспонденции и сортировки ее для раздачи. Распечатывание /вскрывание/ обычно относится к заданию класса А, однако сортировка по содержанию может быть отнесена к уровню класса С или даже к более высокому уровню, если сортировка является комплексной и включает манипулирование большими суммами денег. Может быть и так, что крупное учреждение с большим объемом почты будет иметь служащего класса А для распечатывания конвертов и служащего класса С для сортировки корреспонденции по содержанию, однако, во многих учреждениях /особенно в более мелких/ более выгодно иметь одного работника для вскрывания и сортировки корреспонденции. Практически является общепринятым для большинства работ более высокого класса включать некоторые задания более низкого класса, хотя там, где работа хорошо организована, эти задания но будут занимать слишком много времени.

В действительности, особенно в более мелких учреждениях, большинство работ состоит из заданий одного или двух классов, что может затруднить оценку класса работы в целом. Принятие решения, конечно, не зависит от подсчета задач/простого их суммирования/, а отнесение работы к определенному классу осуществляется по числу задач наивысшего класса. Некоторые задачи /задания/ составляют ничтожную долю в объеме работы, в то время как несколько заданий могут потребовать для выполнения большую часть рабочего времени. Обобщая вышесказанное, следует отметить, что структура заданий обычно является такой, чтобы класс работы мог быть установлен с достаточной степенью обоснованности. Так, работа, состоящая из десяти заданий, из которых семь относятся к классу С, две - к классу В и одна - к классу А, будет достаточно обоснованно и правильно отнесена к классу С. Если одно или два задания этой работы относятся к классу D , то еще вполне вероятно, что работа останется в классе С, если задания класса D , составляют меньшую часть работы или находятся пол специальным и жестким надзором начальника. Если, однако, имеется несколько заданий класса D , составляющих достаточно большую часть работы, то вполне вероятно, что данная работа должна быть отнесена к классу D .

Вышесказанное вновь понимает критический вопрос, значение которого невозможно переоценить: оценка квали.рикации является по существу областью субъективных суждений, базирующихся на опыте и использовалии здравого смысла. В конечном счете, оценка заданий и классификация работ является принятием практического решения с учетом всех обстоятельств. Преимущество систематической классификации заключается не в научной точности, поскольку последняя, не может быть достигнута, а в применении стандартного подхода, который повышает качество субъективных суждений, поскольку они становятся более последовательными и базируются на единообразных критериях.

Высшие классы. Общеизвестно, что чем выше уровень конторской работы, подлежащей классификации, тем труднее определить классы. Это и не удивительно, когда рассматриваются различия между работой младших и старших служащих. В общем можно сделать вывод, что работы более низкого класса состоят из заданий, содержащих больше физического труда и включающих сравнительно простые операции, требующие умственных усилий. Процедуры при этом становятся, по-видимому, все более повторяющимися и легко понятными для исполнителя и лица, производящего оценку квалификации. В более высоких классах работа является преимущественно умственной, требующей оценки таких факторов как умение принятия решений, свобода действий, инициатива и осуществление контроля за другими работниками. Сравнительная оценка такой работы намного труднее для понимания и оценок.

Д ля того, чтобы сделать классификацию на этих высших ровнях как можно более простой, три наивысших класса F , G и Н имеют параметры, концентрирующие внимание на трех основных аспектах самой старшей в иерархии работы - требуемые знания или опыт, сложность работы и необходимость принятия решений, а также количество и старшинство персонала, которым требуется руководить. Эти определения были сделаны как можно точнее с тем, чтобы дать ясные указания для их понимания, однако, на старших уровнях работа обычно охватывает смесь неуловимых обязанностей, что делает невозможной точность. Если, например, попытаться определить класс G как "контроль за работой 15 работников", то можно убедиться в том, что обязанность не определяется только числом персонала. Сложность работы, уровень класса и обязанности надзора за персоналом, а также знания и суждения, необходимые для управления отделом, - все это характеризует смысл понятия "контроль за работой 15 работников".
Условия работы. Большинство схем оценки квалификации работников физического труда, учитывает условия окружающей среды, в каких эта работа выполняется. Такие условия как ненормальные температура, шум или опасность могут значительно изменяться и влиять на заработную плату. Определения классов, данные Институтом административного управления, не учитывают условия работы, поскольку большинство конторских работников внутри организации работают в аналогичных условиях и их изменение не столь значительно как на многих заводах.

Нет сомнения, конечно, что условия, в которых некоторые конторские задания и работы выполняются, могут быть более или менее благоприятными. Однако, нечасто такие изменения должны влиять на класс работы или на оклад. В зале, где сидят машинистки, может быть более шумно, чем в бухгалтерии; некоторые конторские помещения проветриваются лучше, чем другие; некоторые печатные машины пачкают руки - однако, было бы глупым на основании этого изменять классы или оклады, поскольку важность таких факторов невелика. Определения классов, данные Институтом, поэтому предполагают нормальные условия работы в конторах.

Проблемы, связанные с терминологией, масштабом и квалификацией . Одним из методов проверки предварительного перечня классов работ является сравнение всех или выбранных работ с аналогичными работами в других организациях. Однако, необходима, осторожность при смысловом толковании результатов сравнения. Лишь немногие конторские работы является совершенно идентичными, поэтому особое внимание следует уделять проверке терминологии, масштаба и границ ответственности.

К сожалению, сегодня отсутствует стандартная, терминология для конторских работ. Главный, клерк /начальник отдела/ в одной организации может выполнять работу класса D , осуществляя руководство другим клерком, занятым рутинной работой, в то время как в другой организации он может руководить крупным отделом. "Служащий бухгалтерии" - это название может охватывать работы класса С в одной организации или работы класса Н в другой организации. Вторая схожая с данной трудность заключается в том, что уровень ответственности кажущихся одинаковыми работ может изменяться с размерами организации. Работа с названием "Руководство службой оплаты труда" может быть отнесена к классу D в небольших, учреждениях, где служащие разработали свою собственную простую систему оплаты труда для сравнительно небольшого числа работников, включающую выплаты, жестко контролируемые владельцем предприятия. В более крупной организации будут номинально те же самые обязанности, однако, по мере увеличения размера организации будет расти сложность работы и уровень ответственности, и не будет ничего удивительного в отнесении должности руководителя службой оплаты труда к классу Н. Таким образом, можно видеть, что размер /масштаб/ и границы обязанностей нуждаются в таком же детальном сравнении, как и терминология.

Разработанная Институтом схема оценки квалификации работ включает три простых этапа:

1. Перечисление основных занятий или заданий каждой работы.

2. И спользуя определения классов произвести наполнение классов, соответствующих каждому заданию.

3. Определение класса работы в целом на основании рассмотрения классов заданий.

Схема может быть использована одинаково эффективно во всех типах конторских организаций, как больших, так и малых. Необходимо заметить, что отнесение работ к тому или иному классу следует выполнять, руководствуясь здравым смыслом и относя более важные работы к более высоким классам. В любой системе ранжирования никогда не следует стремиться к арифметической точности при определении класса той или иной работы в том случае, когда для этой цели требуется логическое мышление.