В течение нескольких лет, консультируя компании СНГ, консультанты часто сталкиваются с ситуацией, абсолютно неприемлемых условий работы административно – управленческого персонала. Сидя друг у друга что называется «на голове», за абсолютно с эргономической точки зрения непригодной офисной мебелью, в не кондиционированных помещениях, работники аппарата управления и инженерно технический персонал стоически выдерживали трудности жизни. Руководство жаловалось на недостаток средств, другие приоритеты, но даже там, где шел косметический ремонт, или строилось новое помещение, вопрос отдавался на откуп хозяйственникам и строителям, часто живущими в границах представлений «что подешевле». Вопросы первым руководителям показывали их рудиментарную компетентность в этом вопросе.

Конец 20 столетия, развитие офисных технологий породил достаточно популярный термин – офис будущего, о чем написаны горы литературы, по темам его влияния на стиль управления, организационную культуру, функции работников, оборудование и обустройство помещения. Следует отметить, что существует определенная преемственность между офисом настоящего и прошлого в терминах его цели, организации и требований системной поддержки, т.е. вспомогательных функций.

В прошлом, изменение типа работы и офисной среды было ограничено улучшением существующих форм. Развитие электронных технологий, революционизировало характер сбора, хранения и обмена информацией, и, идя еще дальше, характер нашей работы и коммуникации (общения). Сегодняшний офис это не только место для работы, это место которое работает и должно приносить доход.

Вместе технологическими новациями пришли проблемы. Работники буквально задавлены устройствами, часто не соответствующим их физическим потребностям и представлениям об использовании. Более того, они часто не знают, как и зачем использовать данные эргономические продукты.

Практика показала, что успешным с точки зрения эргономики можно считать офис, который подогнан под потребности персонала в части его здоровья, комфорта и производительности. Основное здесь, подгонка устройств и внешней среды к требованиям персонала. Не должно быть ни одного момента, когда персонал должен корректировать себя или характер своей работы к внешней среде или конкретному оборудованию, тем более офисная среда не должна вызывать у работника дискомфорт.

Сложность проблемы вызывает необходимость объединения усилий на уровне компании в трех направлениях:

· Выяснение у персонала, что он хочет от офисной среды и какие проблемы он видит в настоящее время

· Профессиональная разработка концепции и дизайна офиса

· Определение требований к различным аспектам офисной среды и реальное их воплощение через приобретение необходимого оборудования

Не стоит думать, что персонал будет просить алмазные россыпи. Люди как правило сбалансированы в своих рабочих потребностях, да и персонал компаний СНГ не избалован обилием информации по данному вопросу. Мы остановимся на технологии сбора информации от персонала в наших следующих статьях, а сейчас перейдем к изложению концепции, которая серьезным образом перевернула взгляды на офисные помещения.

Примерно в конце 50х годов, сначала в Западной Европе, а затем в США в практике дизайна офиса появился термин «открытый ландшафт». Американизировавшись, данный термин был преобразован в термин «открытый офис». Первоначально, он был воспринят как эксцентричный и новомодный подход, но чем дальше, тем больше компаний стали обращаться к упомянутому дизайну. Многие потерпели неудачу, ибо практика показала, что хотя открытый офис имеет много преимуществ, его построение – серьезный вопрос со многими подводными камнями. Не следует также думать, что это универсальное средство решения всех проблем.

Однако вернемся к понятию открытого офиса. Под этим понимается схема офисного расположения без применения перегородок фундаментального характера. Некоторые принимают за открытую планировку такие расположения, как, например, рабочие места операционистов в банке. На самом деле данные решения не являются открытым офисом в прямом смысле этого слова. Теория открытого офиса предполагает, что разделение рабочего пространства на перегородки в большинстве случаев разрушает его. Это относится не только к рядовому персоналу, но и к уровню менеджеров.

Рассмотрим концепцию типичного офиса, против концепции открытого офиса.

Концепция типичного офиса имеет корни рассмотрения офисной работы как формы изучения какого-то материала. Она включает в себя чтение, письмо, периодические диалоги, обычно один на один, или переговоры по телефону. Размеры комнат офиса и их размещение в основном зависят от уровня иерархии и степени влияния конкретного подразделения на деятельность компании. Первый руководитель имеет, как правило, самый большой офис и лучшее расположение. Функция секретаря – охранять первого руководителя от посетителей и ограничивать доступ к нему.

Функциональные подразделения чаще всего отделены от тех, кто руководит ими, начальники отделов имеют свои кабинеты. Большие комнаты предназначены для основной массы сотрудников, которые сидят вместе со своими непосредственными руководителями (супервайзерами). Стены разделяют отделы, а иногда и группы внутри отделов. Соединение происходит через коридоры, ступеньки, лифты.

Все описанное выше создавалось на основе опыта прошлого столетия, когда крупные компании были необычным явлением. Более крупные компании просто увеличивали данную модель, расширяя физическую площадь помещений через число комнат и этажей.

Новая волна пошла из Германии. Эта волна нарушила все традиции, принятые в планировании помещений. Схема офиса предусматривала полное отсутствие отгороженных офисов, на первый взгляд рабочие столы размещались без какой либо явной модели. В прошлое ушли строгие геометрические формы и модульность традиционных офисов. Разработчики планировок открытого офиса обосновали необходимость своей идеи:

· В традиционном офисе всегда имеется тенденция сжатия рабочего места

· Ограниченность площадей часто разбрасывает связанные отделы по этажам и зданиям в условиях традиционного офиса

· Люди, сидящие в одной комнате часто находятся в чрезмерном контакте, не всегда нужном для работы, что сказывается на производительности

· Иногда, когда необходим рабочий контакт, на пути стоит разделительная стена, что влияет на коммуникацию

· Отдельные кабинеты в традиционном офисе делались исходя из расположения стен, и часто ранг должности не соответствовал размеру кабинета. В дело вступали политические факторы, что не шло на пользу корпоративной морали

· Традиционный офис отражает организационную структуру компании, которая в пирамиде иерархии предполагает в основном контакты по вертикали и расширение контактов по горизонтали на уровне менеджеров отделов. Планировщики офисов в этой связи стремятся объединить руководителей в одном блоке, часто отрывая их от подчиненного персонала. Однако реальная эффективная работа не всегда укладывается в рамки корпоративной иерархической структуры. Работники различных отделов должны контактировать по горизонтали с целью обслуживания клиентов. Традиционный офис блокирует данную реальность, стимулируя неразумную бюрократию.

· Традиционные офисы не стимулируют быстрые изменения в организации. Динамика сегодняшнего бизнеса достаточно высока, организационные изменения постоянно имеют место. Данные изменения выражаются в сокращениях и найме новых людей. В результате заполнение офисных помещений носит хаотичный характер, когда человека, ввиду дефицита площадей в данном секторе, сажают на свободное место в другом секторе.

· Необходимость дополнительных площадей для хранения бумаг в традиционном офисе. Каждый отдел имеет свою информационную базу, т.к. находится в отдельной комнате.

Все вышеизложенное вело к одному результату: переполненные офисные помещения с плохим освещением, высоким уровнем шума и претензией на необходимость конфиденциальности, которую даже в этих условиях трудно соблюсти.

В основу принципа открытого офиса были положены следующие исходные правила.

1. Планирование открытого офиса не является эстетическим упражнением. Данный подход – есть средство достижения практических целей повышения эффективности работы

2. Открытый офис является центром коммуникации и обработки информации. Рабочие отношения не следует понимать в терминах административной структуры, ранга или статуса, а только в части технологий коммуникаций и течения рабочих процессов.

3. Реальные модели рабочих взаимосвязей должны являться основой непосредственного планирования помещения. Те, кто нуждается в более частых контактах, должны быть размещены близко к другу. Рабочие группы и команды должны визуально выделяться.

4. Рассмотрение моделей коммуникации для планирования офиса требует вовлечения персонала для сбора требований к офису и анализа информации по коммуникациям.

5. Результаты анализа коммуникаций должны быть представлены в графической форме, а затем наложены на имеющиеся площади. Это фактически исходная планировка офиса.

6. Открытый офис наиболее эффективен, когда речь идет о размещении не менее 100 человек.

7. Рабочие места должны быть укомплектованы мебелью, необходимой только для фактической работы. Разделители не должны использоваться вообще. Менеджеры имеют право на большие территории, с более дорогой мебелью, но не более того. Их рабочие места должны быть частью всего открытого офиса.

8. Должна быть создана система централизации хранения бумаг, чтобы на рабочих местах находился минимум документов.

9. Оборудование, являющееся источником шума, следует перемещать в специальные секции, изолированные от основного помещения.

10. Рабочие места следует располагать так, чтобы избегать прямого визуального контакта лицом к лицу. Целесообразно применение зеленых насаждений.

11. Обязательно использование мягких ковровых покрытий для гашения шума.

12. Акустические условия должны быть выдержаны на уровне не превышения нормы уровня отвлекающего шума на расстоянии 5, 5 м от его источника.

13. Следует избегать при планировании прямых геометрических подходов, отдавая предпочтение круглым формам

14. Должны быть выделены территории отдыха для использования всеми без исключения членами коллектива.

Таковы основные правила построения открытого офиса.