Виталий Фрид, корпорация «ЮНИ»

Дискуссии на E-xecutive выявили достаточно больной вопрос — дисциплина в компании. Нужно ли контролировать приход/уход сотрудников или это «первый звоночек к развалу КОМАНДЫ»?.. Нужна или нет автоматизация службы HR?.. Можно ли решить проблему «не IT-способом»?.. Эти и многие другие вопросы, обсуждаемые в форумах Сообщества E-xecutive, по существу, сводятся к одному — к вопросу о корпоративной культуре. Рискуя навлечь на себя обвинения во всевозможных грехах, я, тем не менее, выскажу свою позицию. Все, что изложено ниже, это ни в коей мере не «советы бывалого» и не «устав молодого бойца». Данная статья не призвана решить ваши конкретные задачи. Но я надеюсь, что знакомство с чужим опытом при достаточно критическом и конструктивном подходе сможет помочь вам в решении реальных сегодняшних задач.

Начнем с простого — с контроля за дисциплиной. Кому необходимо контролировать приход/уход сотрудников? Никто не хочет, чтобы его контролировали, но каждый хочет знать, где находится его коллега, когда он будет на месте и т. д. А уже если мы попадаем в чужую организацию, и нужный сотрудник отсутствует, и при этом никто не может сказать, где он и когда вернется, — тут уж нашему возмущению нет предела. Получается, что насколько мы категорически против применения контроля к нам самим, настолько многие из нас активно приветствуют этот же контроль по отношению к другим.

Известно, что некоторые категории сотрудников работают по повременной системе. В таком случае наличие системы контроля просто необходимо как минимум для правильности начисления им заработной платы.

Другие работают по окладной системе, и им нет необходимости фиксировать свое присутствие на рабочем месте. Нужно ли в таком случае контролировать приход/уход сотрудников? Как ни странно, нужно, ибо ценность заключается не в самом процессе контроля как такового, а в последующем использовании его результатов.

В первую очередь, регистрация прихода и ухода позволяет в каждый момент времени определить наличие сотрудника в офисе. Никакая, даже очень развитая и, соответственно, дорогостоящая телефонная система не может стать в этом случае достойной альтернативой системы регистрации присутствия, которая не только экономит время и нервы других сотрудников, избавляя их от ненужных длительных поисков, но и позволяет организовать работу подразделений. Современные компании построены по принипу распределения работ и, следовательно, необходимо обеспечить непрерывность этого «конвейера». В конечном итоге, любая компания работает для удовлетворения потребностей клиентов, а значит, в интересах дела необходимо, чтобы отказы из-за отсутствия персонала на рабочем месте не нарушали процесс. А должен ли сотрудник сидеть «от и до» — дело конкретной компании и конкретной администрации.

В большинстве своем сотрудники воспринимают любую систему как полицейскую, призваннную надзирать за их работой. Причем совершенно не важно, какая именно информационная система внедряется — торговая или контроля доступа. Если внедряется торговая система, сотрудники будут «до последнего» стараться «придержать информацию», скрыть клиента или зарезервировать весь товар «под себя». Многим кажется, что таким способом они демонстрируют свою значимость, утверждаются в компании, провоцируя «конфликт интересов». Но при этом они не понимают или не хотят понимать, что успех — в коллективной работе, в согласованности действий, в делегировании ответственности. А когда внедряется система контроля доступа, тут уж всякому ясно, что появился еще один «надзиратель», и отдел работы с персоналом (HR) получает знакомое название — «служба по борьбе с персоналом». Такие настроения необходимо предвидеть и предотвратить любыми средствами. Следует убедить сотрудников, что система поставлена не для шпионажа и не для того, чтобы «отчитывать и выговаривать».

Система контроля доступа (СКД) является одной из основополагающих систем для любой организации. Помимо очевидных фискальных функций, таких как, например, учет рабочего времени сотрудников, СКД позволяет естественным и бесконфликтным образом ограничить доступ в различные помещения. Обеспечение бесконфликтности в данном случае крайне существенно, так как способствует улучшению морального климата в коллективе. Тривиальным примером являются помещения склада, куда самые разные сотрудники «попадают» по совершенно различным причинам. Для предотвращения таких ситуаций работникам склада приходится придумывать способы блокирования таких «попаданий», что практически всегда приводит к возникновению «сложных ситуаций» и, в конечном итоге, к внутренним конфликтам. Применение СКД позволяет просто, динамично и пунктуально назначать зоны доступа для заранее определенных категорий сотрудников.

Очевидно, что системы класса Human Resources System (HRS) призваны решать различные задачи как для администрации, так и для персонала компании. Успех внедрения HRS зависит от того, насколько дружественной и полезной для сотрудников окажется эта система. Всем известно, насколько сложен процесс вхождения в компанию нового сотрудника. Даже если фирма относительно небольшая, трудно сопоставить ФИО с конкретным человеком, где он работает и в чем состоят его обязанности. В лучшем случае новичка проведут по отделам, и для него связать новые лица с именами станет непосильной задачей. А уж запомнить номера авто сотрудников, дни рождения и т. п. — просто нереально. А ведь есть еще и внутренние правила и регламенты, схемы парковки и многое другое, что тоже должен знать каждый сотрудник. Здесь на помощь приходит HRS. При правильном позиционировании из «системы-полицейского» HRS может превратиться в некоторого уникального виртуального коллегу, который в курсе всех событий, вхож к начальству, не держит «камень за пазухой» и всегда готов поделиться информацией, тем более что он всегда владеет самыми новыми и актуальными данными. Абсолютно беспристрастный, он всегда знает кто, где и зачем… Его изложение информации не меняется от настроения и всегда соответствует действительности… У него всегда можно быстро узнать, «кто блокировал мою машину на парковке», — вспоминаете мытарства по этому поводу?

Чтобы н