В российском бизнесе принято "сквозь пальцы"смотреть на этот вопрос.Как данное воспринимается ситуация,когда для выведения работника на "нормальный" уровень требуется в среднем 2-3 месяца.При этом работнику платится заработная плата,снисходительно рассматриваются произведенные ошибки.В данной статье рассматриваются процедуры, используемые в американском бизнесе,который более жестко относится к данному вопросу. Лозунг "вышел на работу в понедельник,дай результат в понедельник" становится все более доминирующим.Это достигается с двух сторон: ужесточением процедуры отбора персонала,(но это тема другой публикации)и тотальный контроль за адаптацией работника на рабочем месте в период испытательного срока без всякого к нему снисхождения. Этой второй стороне и посвящен цикл статей под приведенным выше заголовком. Хотим сразу подчеркнуть особенность предлагаемого матераила:он целиком состоит из конкретных форм документов и перечней шагов готовых к внерению в Вашей организации.Некоторые из этих шагов Вам могут показаться излишними.Мы не будем настаивать.Но помните,что от того как работник воспринимает организацию зависит качество его труда и в конечном счете Ваша прибыль.

Хорошая программа адаптации и ориентации работника на рабочем месте включает в себя несколько элементов:она должна быть хорошо спланирована,ее содержание должно быть ясным и понятным,письменные материалы,используемые в процессе адаптации работника должны быть высокого качества,роли участников процесса адаптации должны быть строго определены.Особое внимание должно быть уделено организации первого дня работника в фирме.Но это множественное "должно" пока ничего не говорит читателю.Поэтому для перехода от общих требований к анализу конкретной ситуации давайте сначала проведем экспресс диагностику Вашей фирмы.

В приведенном ниже коротком вопроснике Вам предоставлена возможность провести самооценку подхода к ориентации сотрудников,который имеет место в Вашей организации.Вы сразу увидите свои сильные и слабые стороны.Каждый раздел вопросника предполагает подсчет суммы очков по разделу,а затем подведение общего итога. При ответах на вопросы используйте следующую шкалу:

4 - если утверждение, сформулированное в вопроснике присутствует в Вашей фирме при проведении программ ориентации постоянно;

3 - если утверждение,сформулированное в вопроснике присутствует в Вашей фирме в большинстве случаев для большинства работников при проведении программ ориентации;

2 - если утверждение сформулированное в вопроснике иногда используется в Вашей организации для некоторых работников при проведении программ ориентации;

1- если утверждение сформулированное в вопроснике не используется в Вашей организации или оно Вам неизвестно;

0 - если Вы полностью не согласны с данным утверждением вопросника или при проведении программ ориентации следуете другой,прямо противоположной линии.

PRIVATE Раздел 1: Планирование

_____ 1.Процедура ориентации разработана и внедрена при поддержке верхнего руководства,линейных руководителей среднего звена и отдела кадров.

_____ 2.Преимущества ориентации(сокращение текучести кадров, увеличение производительности труда и т.д.)известны в Вашей фирме и ясно доведены до сведения коллектива и вновь принимаемых работников.

_____ 3.Ориентация сотрудника и его введение в должность специализирована по уровням иерархии и видам работников.Более подробно она проработана для наиболее часто нанимаемых сотрудников.

_____ 4.Потребности,сомнения и страхи вновь принимаемых работников известны тем кто проводит ориентацию и введение в должность.

PRIVATE Раздел 2: Содержание

_____ 5.Цели ориентации имеют показатели,которые можно оценить количественно или качественно и концентрируются на освоении работником специальных знаний,навыков и умений.

_____ 6.Программа ориентации и введения в должность увязана с корпоративной культурой Вашей организации через подробное доведение до работника миссии организации,ее видения перспективы,целей и приоритетов.

_____ 7.По окончании ориентации и введения в должность работникам ясно представлены политики и процедуры,которые будут влиять на их производительность труда и качество работы.

_____ 8.Вопросы охраны труда и техники безопасности,гарантий и компенсаций,прав работников в процессе ориентации сбалансированы с изложением обязанностей работников.

_____ 9.Ориентация и введение в должность занимают длительный период в испытательном сроке,это продолжающийся процесс,а не однодневное мероприятие.Информация, которая предоставляется сотруднику, предоставляется именно тогда когда она ему необходима для выполнения своих должностных обязанностей.

_____10.Роль непосредственного руководителя в процессе ориентации ясно описана,активна и проходит в тесном контакте с представителем отдела кадров.

_____11.Работники,проходящие ориентацию знают как самостоятельно найти материалы,необходимые для самостоятельного изучения.

_____12.Материалы,выдаваемые сотруднику отличаются полнотой и содержательностью.

Раздел 4: Процедуры и действия

_____13.Методы обучения взрослых используются в процессе ориентации.

_____14.Ориентация и введение в должность проводится при активном участии самого нового работника.

_____15.Периодически для ряда должностей привлекаются сторонние консультанты для обучения в процессе прохождения испытательного срока.

_____16.В процесс ориентации и введения в должность вовлечена семья нового работника.

PRIVATE Раздел 5: Первый день

_____17.Рабочее место и коллеги по работе готовы к приходу нового сотрудника.

_____18.Первый день работника стимулирует оптимистичное настроение нового работника,через различные мероприятия (официальные представления,обед с руководителем,экскурсией по фирме если это необходимо),в которых участвуют непосредственный руководитель,коллеги и отдел кадров.

_____19.Уже в первый день новый работник выполняет конкретную и полезную работу,пусть и с посторонней помощью.

_____20.Уже в первый день работнику дается должностная инструкция и его знакомят со стандартами производительности труда, ожиданиями фирмы от его работы.

PRIVATE Раздел 6: Оценка

_____21.Новых работников и их непосредственных руководителей просят высказать свое мнение о процедуре ориентации,введения в должность и испытательном сроке.

_____22.Процедура ориентации оценивается участниками, руководителями верхнего и среднего звена и работниками отдела кадров на предмет ее эффективности и достижения поставленных целей.

_____23.В процессе испытательного срока новым сотрудникам дается информация об их работе(оценка)и проводятся специальные мероприятия для повышения производительности их труда.

_____24.Конечные результаты ориентации,оценки и испытательного срока оцениваются в официальном порядке.

А ТЕПЕРЬ ПОДВЕДИТЕ ИТОГИ:

PRIVATE По разделам

13-16 очков Ваша программа ориентации по данному разделу проводится на хорошем уровне.
9-12 очков Ваша программа ориентации по данному разделу нуждается в незначительных улучшениях
5-8 очков Ваша программа ориентации по данному разделу непоследовательна и требует улучшения
Менее 5 очков Вашу программу ориентации по данному разделу следует отправить в мусорную корзину и начать ее разработку сначала.

PRIVATE В целом по вопроснику

72-96 очков Поздравляем! У Вас хорошая программа ориентации и Вам не стоит тратить время на эту статью.
48-71 очков Выясните по каким разделам Вы отстаете и уделите им внимание.Рекомендуем прочитать данную статью выборочно.
25-47 очков Ваша программа ориентации требует серьезной модификации.Рекомендуем прочитать данную статью полностью.
Менее 25 очков Вам должно быть стыдно за себя,свою работу как руководителя ибо Вы не помогаете своей фирме держаться на плаву, и не выжимаете максимум из своих работников с первого дня их трудоустройства.
Рекомендуем прочитать эту статью полностью и заняться внедрением ее основных положений.Пока Вы непроизводительно тратите фонд оплаты труда!

А теперь перейдем к первому разделу программы ориентации.Мы приступаем к планированию разработки этой программы и ее внедрению.

ВПЕРЕД!

Мы приводим перечень действий,который необходимо выполнить при создании и запуске программы ориентации.Мы использовали здесь прагматичный пошаговый подход.Шаги иногда просты до абсурда, но без положения на бумагу этой "простоты" не будет результата.Перед Вами хороший пример детализации управленческого мероприятия до планов действий, где каждый исполнитель знает что от него хотят на выходе. Читателю остается просто выполнить данные шаги предварительно определив исполнителей и поставив даты. Некоторые шаги будут требовать комментариев.Они будут приведены ниже.

1. Определите линейных руководителей,специалистов отдела кадров, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программ ориентации.

2. Определите результаты,которые хочет достичь организация при внедрении процесса ориентации и положите их на бумагу.Четкие формулировки результатов будут способствовать "продаже"этой программы линейным руководителям.

3. В текстовой форме зафиксируйте связь миссии организации и программы ориентации.

4. Классифицируйте поступающих работников по группам.Определите параметры каждой группы и требования к ориентации для каждой группы.

5. Соберите мнения по предыдущему вопросу у сотрудников,которые работают в организации 1-2 года.

6. Составьте список типовых вопросов новых работников.

7. Если Вы документируете собеседования при увольнении,проанализируйте эти материалы и подумайте в этой связи,что нужно вставить в Вашу программу ориентации.

8. Составьте список информации и действий,который необходимы в период ориентации,введения в должность и испытательного срока для нового работника. Проведите коллективное обсуждение внутри рабочей группы.

9. Определите сроки внедрения.

10. Определите список людей непосредственно участвующих в программах ориентации.Это - представители отдела кадров,линейные руководители подразделений,более опытные работники,приглашаемые специалисты со стороныю

11. Определите виды занятий и кто их проводит.

12. Определите Ваши цели при приглашении специалистов со стороныю

13. Спланируйте экскурсии по организации, их время содержание, ответственных.

14. Разработайте и скомплектуйте письменные материалы.

15. Разработайте детально перечень действий и упражнений в процессе ориентации.

16. Детально проработайте программу первого дня сотрудника.

17. Проработайте раздел охрана труда и техника безопасности.

18. Проработайте мероприятия связанные с семьей нового сотрудника.

19. Проработайте раздел информирования новых сотрудников о миссии, корпоративной культуре(философии ведения бизнеса, внутренних отношениях) и истории организации.

20. Подготовьте аудио и видео материалы,слайды.

21. Подготовьте материалы для координатора ориентации.

22. Подготовьте место проведения ориентации.

23. Разработайте программу менторов.

24. Разработайте формы оценки программы ориентации.

25. Проведите обучение участников программы ориентации.

26. Проведите пилотный прогон программы с недавно нанятыми сотрудниками,не проходившими ориентацию.

27. Скорректируйте программу.

28. Поблагодарите и по возможности премируйте участников рабочей группы по разработке и внедрению программы ориентации.

Из нашей практики, создание рабочих групп в организациях СНГ для решения управленческих проблем, распространено менее чем в США (предпочитается более административный подход). Но даже когда рабочая группа и создается, как правило она не кладет на бумагу свои задачи. В этой связи мы приведем ряд рекомендаций по задачам рабочей группы по составлению программы ориентации, а также перечислим несколько шагов по созданию рабочей группы. Итак, что должна сделать рабочая группа:

¨ Определить конечные результаты, которые необходимо достигнуть при внедрении процесса ориентации. Особое внимание следует уделить методам оценки этих результатов,

¨ Согласовать представленное на рассмотрение рабочей группе содержание(программу) процесса ориентации,

¨ Определить методы представления информации в процессе ориентации,которые имеют наибольший эффект и влияние на нового сотрудника.

¨ Определить должностных лиц, участвующих в процессе ориентации и точки их введения в процесс (это может быть отдел кадров, непосредственный руководитель, более опытный коллега по работе), а также точки самоориентации сотрудника,

¨ Определить временные рамки предоставления информации вновь поступающим работникам по ее видам (первый день,первая неделя, первый месяц и т.д.)

¨ Согласовать содержание документов, предоставляемых вновь поступающим работникам.

Для создания рабочей группы необходимо:

- получить поддержку концепции ориентации на верхнем уровне руководства,

- определить руководителей, специалистов по подготовке персонала, работников кадровой службы, специалистов по функциональным направлениям основного и вспомогательного производства, которые могут рассматривать процесс ориентации с различных сторон деятельности и давать соответствующие предложения, участвуя в работе рабочей группы,

- спланировать повестку дня первого заседания рабочей группы, время на разработку программы ориентации.

Одним из наиболее верных способов убеждения руководства в необходимости и эффективности процесса ориентации, это четко сформулировать конечные результаты данного процесса. Что выиграет организация от внедрения системы? Что выиграет работник от внедрения системы? Ниже мы приводим небольшой вспомогательный список для ответа на эти вопросы. Читателю останется только разработать методы оценки достигаемых результатов.

Преимущества для организации	Преимущества для работника
1. Сокращение текучести кадров	1. Подтверждение того,что я поступил в правильное место работы
2. Ускорение процесса достижения новым работником заданного стандарта производительности труда	2. Признание гарантий и компенсаций, организационных преимуществ, доступных только работникам данной компании
3.Повышение уровня охраны труда и техники безопасности	3. Улучшение коммуникации с персоналом
4. Снижение организационных затрат (переобучение, порча оборудования и т.д.)
5. Улучшение коммуникации с персоналом
6. Возможность использования ориентационных материалов для существующих работников

Но даже «продав» концепцию ориентации верхнему руководству, не следует сразу идти на разработку самой программы. Ей должен предшествовать анализ целевых групп работников организации. Данный этап необходим для :

- определения общих характеристик (параметров) поступающих работников, что в свою очередь ведет

- к решению вопроса будет ли разрабатываемый процесс ориентации одинаков для всех сотрудников, или будут специфические группы со специфическим процессом ориентации.

Для нализа целевых групп сначала определите категории работников наиболее часто принимаемых в Вашу компанию. Например в банке это будут оперционисты и кассиры, в ресторанах – официанты, повара,рабочие кухни и т.д. Выделив категории, ответьте на следующие вопросы применительно к каждой категории:

Ø Физические характеристики поступающих. Играют ли роль пол, возраст и физические способности в содержании ориентации. Чем более однородная группа, тем легче типизировать процесс ориентации.

Ø Уровень образованности поступающих. Данный фактор влияет на формат и содержание представляемых письменных материалов.

Ø Наличие предыдущего опыта работы. Впрямую влияет на объем ориентации (отделы кадров в своем служебном рвении иногда делают первый день опытного,но вновь поступающего работника смертельно скучным, втолковывая ему истины, познаннные 5-10 лет назад) и группировку участников ориентации.

Выполнив данную работу, Вы можете смело переходить к разработке содержания процесса ориентации. Ниже мы приводим типичные вопросы,которые вновь поступающий на работу задает в процессе ориентации. Задайте себе вопрос: предусматирвает ли существующий в Вашей организации процесс ориентации ответы на эти вопросы(ДА/НЕТ)? Если нет, решите КАК разработать, и КОГДА предоставлять новому работнику данную информацию, чтобы привести его в наиболее комфортное состояние при вхождении в организацию.

ВОПРОСЫ, ЗАДАВАЕМЫЕ ВНОВЬ ПОСТУПАЮЩИМ НА РАБОТУ

	1. Каково содержание работы
	2. Насколько данная работа совпадает по содержанию с моей предыдущей работой
	3. Как Вы думаете справлюсь ли я с данной работой
	4. Что я должен делать в первую очередь, кто раскажет мне об основных приоритетах данной работы
	5. Что я должен знать, чтобы работать более продуктивно
	6. Когда я перейду от обучения к самой работе
	7. Будет ли мое рабочее место подготовлено для меня
	8. Какими ресурсами я могу пользоваться, когда мне нужна помощь или дополнительная информация
	9. Каковы мои основные цели в первый день, неделю, месяц
	10. Что делать во время обеда. Буду ли я обедать один
	11. Каковы мои коллеги и что они делают
	12. Как я с ними связан по работе
	13. Каковы основные препятствия при выполнении работы
	14. Кто знает что надо делать, если поступает противоречивая информация
	15. К кому я должен обращаться при возникновении проблем
	16. Как я могу запомнить всю эту информацию
	17. Правила пользования телефоном
	18. Где комнаты отдыха,раздевалки,комната приема пищи, туалеты, копировальные установки и т.д.
	19. Каков устав одежды
	20. Каковы «неписанные» правила
	21. Даты выплаты заработной платы и порядок ее получения
	22. Кто начальник моего начальника, если никого нет на месте и нужна помощь

Связывая данную таблицу вопросов с разработкой содержания процесса ориентации можно заметить, что эти вопросы связаны с тремя параметрами: знаниями, навыками и психологическими характеристиками (чертами характера). Кроме того, эти вопросы впрямую рассматривают корпоративную культуру фирмы (ее философию, схемы взаимодействия по работе, подходы к ведению бизнеса и т.д.), имеющиеся в организации политики и процедуры в первую очередь в части охраны труда и техники безопасности, гарантий и компенсаций, прав и обязанностей работника. Если рассматривать указанные выше три параметра в контексте целей ориентации, то при разработке содержания ориентации можно сформулировать три группы целей, которые необходимо иметь ввиду и достигнуть при разработке этого содержания:

Знания В результате ориентации новый работник должен быть в состоянии	Навыки Ориентация предоставит новому работнику возможность	Психологические характеристики (черты характера) Ориентация должна помогатьновому работнику
1. Сформулировать миссию организации 2. Изложить историю организации 3. Описать позицию компании в отрасли 4. Перечислить основные продукты и услуги 5. Описать основной производственный процесс или процесс предоставления услуг 6. Описать взаимодействие основных отделов при достижении целей организации 7. Владеть основными политиками и процедурами фирмы 8. Описать важность своей должностной позиции и ее влияние на работу других 9. Начертить расположение основных цехов и отделов фирмы 10. Описать систему гарантий и компенсаций фирмы 11. Перечислить источники информации по указанным выше 10 пунктам	1. Освоить процедуры охраны труда и техники безопасности 2. Получить практические навыки по использованию средств противопожарной защиты 3. Освоить правила оказания первой медицинской помощи пострадавшим. 4. Освоить процедуры обработки необходимой документации 5. Научиться заполнять свой табель учета рабочего времени или отбивать тайм-карту. 6. Интерпретировать листок оплаты труда 7. Научиться правильно использовать оборудование и инструменты, включая офисное оборудование.	1. Чуствовать себя комфортно и быть частью организации 2. Произвести хорошее впечатление на компанию 3. Принять цели организации, поддерживать ее миссию, философию ведения бизнеса, особенно в части обслуживания клиентов 4. Стремиться работать наилучшим образом 5. Стремиться к обучению и улучшению качества труда

Приведенная выше таблица, служит хорошим отправным пунктом для разработки перечня тем ориентации. Но только перечня тем недостаточно. Необходимо продумать время предоставления информации(ориентация объемный процесс и нельзя все сделать в один день), и кто предоставляет эту информацию. После отработки этих вопросов останется только соединить всю информацию в один печатный пакет и определить методы предоставления данной информации. Мы подготовили примерный перечень тем ориентации в виде таблицы. Разработчик программы ориентации с учетом специфики компании может заполнить данную таблицу используя коды приведенные ниже, а также дополнить ее своими темами ориентации.